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第1章 单位档案管理2

1.1 文件归档整理2

1.1 档案管理工作的内容2

1.1.2 档案管理的原则3

1.1.3 文件归档的程序4

1.2 归档文件的收集6

1.2.1 归档文件收集的范围6

1.2.2 归档文件收集的方法7

1.3 纸质文档的归类8

1.3.1 纸质文档的装订8

1.3.2 纸质文档的分类9

1.3.3 纸质文档的排列10

1.3.4 纸质文档的编号10

1.3.5 纸质文档目录的编制11

1.3.6 纸质文档的装盒13

1.4 电子文档的归档13

1.4.1 电子文档的整理14

1.4.2 电子文档的归档15

1.5 档案的保护技术16

1.5.1 纸质档案保护的基本内容与技术措施16

1.5.2 电子档案保存介质的保护措施18

1.5.3 电子档案信息的保护措施19

1.5.4 照片档案的保护措施20

第2章 会务策划与管理工作22

2.1 会务前的准备工作22

2.1.1 制定会议预算22

2.1.2 制定会议通知23

2.1.3 制定会议议题、会议议程、会议日程25

2.1.4 制作会议邀请函，统计会议回执信息27

2.1.5 制定会议应急方案28

2.2 会务人员的培训29

2.2.1 会务人员组成30

2.2.2 会务人员培训的目的31

2.2.3 会务人员培训的内容与方式32

2.2.4 会务场地席位和席次安排33

2.3 会议文字材料的准备35

2.3.1 主题材料35

2.3.2 主持词37

2.3.3 演讲稿39

2.4 会议场地布置40

2.4.1 会议场地布置原则40

2.4.2 会场基本设施和物品布置42

2.4.3 会议礼品选择43

2.4.4 场地座区划分44

2.4.5 场地音响设备布置45

2.4.6 场地灯光设备布置46

2.4.7 场地视听设备布置47

2.4.8 场地色调设计布置49

2.5 会务住宿50

2.5.1 会务住宿要求50

2.5.2 住宿酒店如何选择51

2.5.3 住宿安排工作程序52

2.5.4 住宿房间如何分配54

2.5.5 会议住宿预订单如何制作54

2.6 会务餐饮安排56

2.6.1 工作餐式安排56

2.6.2 自助餐式安排57

2.6.3 中餐宴请席位安排58

2.6.4 中餐菜式安排58

2.6.5 中餐音乐伴奏60

2.6.6 西餐席位安排61

2.6.7 西餐菜式安排63

2.6.8 西餐水果安排64

第3章 文秘日常管理工作66

3.1 文秘日常事务处理66

3.1.1 如何处理信函66

3.1.2 如何进行日程管理67

3.1.3 如何安排出差69

3.1.4 如何安排上司人员约见72

3.1.5 如何收集信息73

3.1.6 如何接待来访75

3.2 外事工作管理78

3.2.1 外事工作内容78

3.2.2 外事安全保密工作79

3.2.3 外事工作技巧80

3.3 印章的使用与管理81

3.3.1 印章概述81

3.3.2 印章的启用83

3.3.3 印章的管理与使用84

3.3.4 印章的撤销85

3.4 值班工作安排86

3.4.1 值班工作概述86

3.4.2 值班工作安排87

3.4.3 值班工作记录89

3.4.4 值班工作标准管理89

第4章 文秘接待工作92

4.1 信访工作92

4.1.1 信访工作概述92

4.1.2 处理集体信访问题93

4.1.3 如何处理重访问题94

4.1.4 如何办理群众来信95

4.1.5 如何接待群众来访97

4.1.6 如何处理信访案件99

4.2 日常工作接待100

4.2.1 日常接待五原则101

4.2.2 日常接待准备102

4.2.3 领导不在的情况下如何接待104

4.2.4 如何接待投诉者104

4.2.5 接待重要宾客准备工作105

4.2.6 接待如何外出陪车107

4.3 宴请接待107

4.3.1 宴请邀请108

4.3.2 宴请餐厅选择109

4.3.3 如何点菜110

4.3.4 西餐宴请礼仪111

4.3.5 宴请敬酒分寸112

第5章 办公室环境布置与管理116

5.1 办公室环境布置116

5.1.1 办公室如何布局116

5.1.2 办公室颜色布置117

5.1.3 如何减少办公室的噪音污染119

5.1.4 如何摆放办公室物品119

5.1.5 办公室环境安全管理120

5.1.6 办公室装饰画的布置122

5.1.7 办公椅如何放置123

5.2 办公室环境管理124

5.2.1 办公室个人工作区域管理124

5.2.2 办公室公共区域环境管理125

5.2.3 办公室空气质量与健康126

5.2.4 办公室植株种植管理127

第6章 文秘人际沟通方法与技巧130

6.1 文秘人际沟通的基本方法130

6.1.1 秘书如何与领导沟通130

6.1.2 秘书如何与同事沟通131

6.1.3 秘书如何协调领导人之间的关系133

6.1.4 秘书如何协调部门之间的关系134

6.1.5 秘书如何协调企业之间的关系137

6.2 沟通的策略138

6.2.1 会议沟通策略138

6.2.2 网络沟通策略139

6.2.3 销售沟通策略140

6.2.4 无障碍沟通策略141

6.2.5 回绝沟通策略142

6.3 商务谈判沟通144

6.3.1 商务谈判收集资料与组建谈判小组144

6.3.2 协助制定商务谈判方案146

6.3.3 安排商务谈判会场148

6.3.4 营造商务谈判氛围149

6.3.5 做好商务谈判辅助性工作150

6.4 人际沟通中应当注意的问题151

6.4.1 工作要出色不要出位152

6.4.2 恭维领导要适度152

6.4.3 工作不越位153

6.4.4 不给上司帮倒忙154

6.4.5 善于制造话题实现无障碍沟通155

第7章 文秘商务礼仪素养158

7.1 商务形象的塑造158

7.1.1 女士仪容的塑造158

7.1.2 男士仪容的塑造159

7.1.3 坐姿仪态如何塑造160

7.1.4 站姿仪态如何塑造161

7.1.5 手势仪态该如何运用162

7.1.6 走姿仪态如何塑造163

7.2 商务着装规范164

7.2.1 商务着装的基本要求165

7.2.2 西装着装规范166

7.2.3 套裙着装规范168

7.2.4 佩饰着装规范169

7.2.5 首饰佩戴规范170

7.3 商务接待礼仪172

7.3.1 商务接待的准备工作172

7.3.2 商务接待如何安排174

7.3.3 商务迎客礼仪175

7.3.4 商务宴请礼仪177

7.3.5 商务送客礼仪178

7.4 商务会议礼仪179

7.4.1 与会人员礼仪179

7.4.2 参会主持人礼仪180

7.4.3 参会发言人礼仪181

7.4.4 茶话会礼仪182

7.4.5 发布会礼仪184

7.5 国际商务礼仪185

7.5.1 东方国家商务礼仪186

7.5.2 北美、大洋洲国家商务礼仪188

7.5.3 欧洲国家商务礼仪189

7.5.4 非洲国家商务礼仪191

第8章 文书工作194

8.1 公文文书写作194

8.1.1 请示、批复194

8.1.2 通知、通告197

8.1.3 公告199

8.1.4 决议200

8.2 事务文书写作202

8.2.1 计划、总结202

8.2.2 简报、备忘录205

8.2.3 规章制度208

8.2.4 开幕词209

8.2.5 闭幕词210

8.3 传播记事类写作212

8.3.1 消息212

8.3.2 通讯214

8.3.3 大事记215

8.4 礼仪文书写作216

8.4.1 贺信216

8.4.2 感谢信218

8.4.3 请柬219

8.4.4 聘书220

第9章 时间与情绪管理224

9.1 时间管理策略224

9.1.1 如何提高时间管理技能224

9.1.2 秘书个人时间管理225

9.1.3 会议时间管理225

9.1.4 通勤时间管理226

9.1.5 赴约时间管理227

9.1.6 休息时间管理227

9.2 时间管理目标设定228

9.2.1 如何树立时间观念229

9.2.2 时间与职业生涯设计230

9.2.3 短期目标设定231

9.2.4 时间目标管理232

9.3 制定时间计划表233

9.3.1 如何有效制订时间计划233

9.3.2 如何制订月计划234

9.3.3 如何制订周计划235

9.3.4 如何制订日计划235

9.4 时间管理237

9.4.1 立即开始行动237

9.4.2 如何克服拖延238

9.4.3 形成自己的工作规律239

9.4.4 养成一定的习惯240

9.4.5 善于利用零碎时间241

9.4.6 时间增效法则242

第10章 文秘人事招聘工作244

10.1 招聘计划及准备244

10.1.1 拟定招聘计划的步骤244

10.1.2 招聘前的准备工作245

10.1.3 招聘组人员拟定246

10.1.4 外部招聘渠道选择247

10.2 人员面试249

10.2.1 面试的准备工作249

10.2.2 面试过程250

10.2.3 面试技巧251

10.2.4 面试与考核中的提问252

10.2.5 面试测评内容253

10.3 面试后期工作254

10.3.1 人选录用254

10.3.2 人事聘用制度管理255

10.3.3 解聘工作管理256

10.4 人才培训257

10.4.1 短期培训计划的制订257

10.4.2 长期培训计划的制订258

10.4.3 培训员工的方法259

10.4.4 员工培训的内容260

10.4.5 员工的职业生涯规划262

第11章 如何做一名合格的文秘266

11.1 文秘人员需要具备的职业道德266

11.1.1 忠于职守、诚实可靠266

11.1.2 做好领导的隐私保密工作267

11.1.3 保持自信267

11.1.4 摘掉有色眼镜268

11.1.5 严格要求自己，善于学习268

11.2 文秘人员的知识结构269

11.2.1 文秘人员需要具备哪些知识269

11.2.2 文秘人员的能力结构270

11.2.3 文秘人员的工作分类能力271

11.3 文秘人员的心理素质271

11.3.1 文秘人员应具备的心理素质271

11.3.2 文秘人员的职业性格272

11.3.3 文秘人员要善于调节心理压力273