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第1章　行政助理的工作职责　　1

1.1 高效完成行政事务2

1.1.1　会议安排与记录2

1.1.2　文档与管理5

1.1.3　快递发送费用的控制6

1.1.4　办公室固定资产管理7

1.2　行政办公效率手册7

1.2.1 时间管理7

1.2.2　信息管理9

1.3　处理职场人际管理10

1.3.1 微妙的沟通技巧10

1.3.2　如何取信于人11

1.4　职业生涯规划11

1.4.1 行政助理的知识技能11

1.4.2　行政助理的职业素养12

1.4.3　行政助理的职责范围13

第2间　如何提高文档制作效率　　15

2.1　文字信息的录入技巧16

2.1.1　使用手写输入快速添加文字16

2.1.2　使用自动更正功能避免输入错误19

2.1.3　使用自动图文集实现快速输入22

2.1.4　使用智能标记让工作更智能25

2.2　规范文档的创建捷径30

2.2.1　创建文档不需白手起家30

2.2.2　将文档保存成模板的意义32

2.2.3　使用Office Online上的模板34

2.2.4　文档制作辅助工具——Office 2003应用模板文库35

2.3　制定文档格式的最佳方案37

2.3.1 让样式来规范文档格式37

2.3.2　如何应用样式38

2.3.3　如何创建自定义的样式39

2.3.4　样式的基本管理方法41

2.3.5　最快速获取样式的方法——复制样式42

2.4　轻松搞定电子表格44

2.4.1　不要让义档中的电子表格显露更多信息44

2.4.2　合理地通过邮件发送电子表格45

第3章　建立完善的文档管理方法　　49

3.1　传统的电子文档管理方法50

3.1.1　将文档保存在计算机本地硬盘50

3.1.2　将文档保存在移动存储设备51

3.1.3　将文档保存在文件服务器51

3.1.4　利用电子邮件方式共享文件51

3.2　如何有效管理文档的不同版本51

3.2.1　手动保存文档的当前版本52

3.2.2　自动保存文档的版本53

3.2.3　将文档的某个版本保存为独立的文件53

3.2.4　删除文档的一个或多个版本55

3.3　根据文档属性特征管理文档55

3.3.1　文档属性可以提供什么信息56

3.3.2　不要让文档属性暴露个人隐私61

3.3.3　巧妙设置文档的自定义属性62

3.3.4　通过文档属性信息管理文档66

3.4　多人分享的文档库系统74

3.4.1　通过文档库管理文件74

3.4.2 向文档库中增加或上传文档78

3.4.3　筛选与查询特定的文档80

3.4.4　随时跟踪重要文档的变化82

3.5　让同事高效开展文档协作84

3.5.1 把需要协作的文档放在独立的工作区85

3.5.2　添加文档协作的成员88

3.5.3　分配与管理文档协作任务90

3.5.4　添加其他的参考文档90

3.6　为重要的文档加把锁92

3.6.1　使用密码保护文档92

3.6.2　保证文档的原始性96

3.6.3　修复因意外而丢失的文档100

3.6.4　避免机密的信息受到恶意传播103

3.6.5　为不同的同事分配不同的编辑权限108

第4章　轻松面对办公室的语言关　　114

4.1 多种语言在办公中的应用115

4.2 灵活的中文简繁转换118

4.2.1 实现文档的简繁转换118

4.2.2　实现电子表格的简繁转换120

4.3 随心所欲地翻译文档122

4.3.1　轻轻松松翻译文本122

4.3.2　查找相关联的同义词125

4.4　语言转换的辅助工具127

第5章　减轻主管的工作负担　　132

5.1 快速收集业务信息133

5.1.1　检索公司内部和外部信息133

5.1.2　将网络数据汇总在电子表格中138

5.2　创建数据分析报告142

5.2.1 把平面数据进行立体化分析142

5.2.2　组合不同角度的分析结果145

5.2.3　用分析图表说话146

5.3　提交分析方案和建议148

5.3.1 降低日常损耗的解决方案148

5.3.2　降低广告费的解决方案152

5.3.3 同时降低费用支出的解决方案153

5.3.4　比较不同方案并得出结论153

5.4 良好的客户管理和沟通方式155

5.4.1　创建联系人通讯录155

5.4.2　为群发邮件建立通讯组列表157

5.4.3　根据需要定制联系人信息161

5.4.4　与同事和客户之间即时交流167

5.4.5　利用手机短信实现无限畅通的交流169

5.5　必要的“越俎代庖”175

5.5.1　代理主管处理邮件和日程安排175

5.5.2　外出时自动回复邮件179

第6章　与上级和同事之间的时间配合　　183

6.1 高效管理工作时间184

6.1.1 区分并管理重要与紧急任务185

6.1.2　把便笺贴在计算机上191

6.1.3　快速找到时间管理的表格192

6.1.4　标注已完成的工作194

6.1.5　实现时间的自动提醒195

6.2　记录每天的工作196

6.2.1　创建“日记”来跟踪每天的工作197

6.2.2　“日记”功能的使用方法198

6.3 时间利用率的分析200

6.3.1　用Outlook 2003来收集信息200

6.3.2　用Excel 2003分析时间利用率202

第7章　会议的组织和准备　　208

7.1 视觉工具与资料的准备209

7.1.1　为演示文稿穿新衣210

7.1.2　美化演示文稿的捷径219

7.1.3　打印会议讲义230

7.1.4　幻灯片的放映和控制231

7.2　安排会议并组织会议资料239

7.2.1 确定会议召开的时间239

7.2.2　发送会议通知242

7.2.3　答复会议通知244

7.2.4　为重要会议建立一个会议工作区246

7.2.5　组织会议资料250

7.2.6　安排定期会议253

7.2.7　更改会议时间253

7.3　快速完成会议记录256

7.3.1　会议记录的便捷工具256

7.3.2　组织并整理会议信息263

7.3.3　共享会议记录269

第8章　有效地传递信息　　274

8.1 选择合适的方式发送文档276

8.1.1　将文档以电子邮件正文发送276

8.1.2　发送文档进行审阅277

8.1.3 以附件形式发送文档278

8.2　实现简单的发送和审批流程279

8.2.1 把文档放入一个审批流程279

8.2.2　如何对文档进行修改282

8.2.3　主管的批示很重要283

8.2.4　让审阅继续下去284

8.2.5　如何查看并处理审批意见285

8.2.6　把多位主管的审批合并为一288

8.3　发送统一的邀请函邮件289

8.3.1 为同事的参与调查作准备290

8.3.2　同事参与投票291

8.3.3　如何汇集投票结果292

8.3.4　根据投票结果发送邀请函294

8.4　通过辅助工具进行宣传和通告299

8.4.1 制作在线浏览的最佳利器299

8.4.2　发布并浏览在线培训项目305

第9章　行政助理应掌握的Microsoft Office办公技巧　　310

技巧1　如何快速找到Word文档中上次修改的位置311

技巧2 如何控制Word文档每页的行数和字数311

技巧3　如何去除页眉中的横线312

技巧4　如何删除Word文档中的整个表格313

技巧5　如何让绘制的直线不再倾斜314

技巧6　如何单独保存Word文档中的图片314

技巧7　如何缩放打印Word文档315

技巧8　如何方便地访问您经常使用的文档316

技巧9　如何在Sheet1和Sheet2的同一位置输入相同的数据316

技巧10　如何输入以“0”为开头的数据317

技巧11 如何让单元格中的小数点对齐318

技巧12　如何在Excel实现文本换行319

技巧13　如何将数据进行行列转置321

技巧14　如何计算两个日期之差322

技巧15　如何将Excel数据缩印在一页纸内打印323

技巧16　如何制作摘要幻灯片325

技巧17　如何将图片制作成项目符号326

技巧18　如何让幻灯片中的动画重复播放328

技巧19　如何让音频作为背景音乐328

技巧20　如何在幻灯片中插入Flash动画329

技巧21　如何将演示文稿保存为只能播放而不能编辑的形式331

技巧22　如何在放映PowerPoint演示文稿的同时查看备注333

技巧23　如何快速将选中文字按比例放大或缩小335

技巧24　如何为PowerPoint幻灯片“减肥”336