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前言1

第一章秘书工作概述1

第一节秘书的定义及作用1

第二节秘书工作的起源2

第三节秘书的职位优势4

第四节助理秘书与文员的区别7

第五节领导人选择秘书的标准8

第六节秘书工作的发展趋势10

第二章秘书工作基本要求13

第一节作好成为白领的精神准备13

第二节作好从事秘书工作的准备16

第三节秘书的形象素质20

第四节秘书的内在素质23

第五节秘书的能力素质27

第六节秘书的保密意识32

案例分析36

案例1上司办公桌上的机密文件36

案例2秘书工作的基本原则37

案例3上司自己的工作出错38

案例4恋人的工作变动39

研讨与实践40

第三章秘书的工作知识41

第一节上司与秘书的工作41

第二节秘书的工作内容43

第三节秘书工作的特点47

第四节接受指示与执行指示49

第五节请示与汇报51

第六节提醒与建议54

第七节提高工作质量与效率59

第八节养成良好的职业习惯65

案例分析73

案例1秘书的日常工作73

案例2销售部送来的文件74

案例3上司打高尔夫球75

案例4上司的日程“撞车”76

研讨与实践77

第四章秘书的常识要求78

第一节秘书必须成为“常识家”78

第二节一般社会生活常识81

第三节企业管理常识82

第四节财务会计常识88

第五节法律常识94

案例分析100

案例1英文缩写100

案例2戏剧101

案例3市场营销用语101

案例4我国古代哲学家102

案例5金砖四国102

案例6企业财务报表103

案例7科技词汇103

案例8莎士比亚104

研讨与实践104

第五章管理上司的办公室105

第一节每天早晨的工作105

第二节办公室的日常管理106

第三节 日常资料的处理107

第四节给上司送材料的时间和顺序116

第五节办公室的布局与装饰118

案例分析120

案例1早晨整理上司的办公室120

案例2上司感觉身体不适121

案例3在上司上班之前122

案例4上司与客人的会谈超时123

项目任务124

任务1整理上司的办公室124

任务2给上司送文件资料的顺序和时机125

任务3确定文件保存期限的方法127

任务4让上司急件急批128

研讨与实践129

第六章电话实务130

第一节基本要求与礼节130

第二节接电话的方法133

第三节打电话的方法136

第四节电话用英语138

案例分析142

案例1接受指示时来电话142

案例2客人未能按时到达143

案例3开会时原则上不接电话144

案例4上司不想接广告公司的电话145

项目任务146

任务1作电话记录146

任务2处理上司正在开会时的来电147

任务3处理上司不在办公室时的来电148

任务4处理各种陌生人打来的电话149

研讨与实践151

第七章接待实务152

第一节接待客人的基本要求152

第二节前台接待的工作规范153

第三节接待客人的要领157

第四节意外情况的处理160

第五节接待室的布置163

第六节接待投诉的客人163

第七节接待外国客人165

第八节接待用英语166

案例分析170

案例1上司在走廊上聊天170

案例2客人提前到达171

案例3上司在外面预约的客人172

案例4不作自我介绍的客人173

项目任务174

任务1招待客人的一般方法174

任务2相互介绍的礼仪175

任务3给上司“挡驾”的方法176

任务4接待各种不速之客177

研讨与实践179

第八章信息收集实务180

第一节收集信息的基本要求180

第二节信息的基本内容183

第三节信息的来源185

第四节收集信息的技巧187

第五节信息的筛选189

案例分析190

案例1新总裁即将来视察工作190

案例2两个经理之间有矛盾191

案例3该不该打“小报告”192

案例4上司的隐私193

项目任务194

任务1收集信息的一般方法194

任务2实地调查的方式195

任务3通过朋友帮忙收集信息196

任务4收集行业信息198

研讨与实践199

第九章上司的日程管理实务200

第一节 日程管理的意义和内容200

第二节 日程管理的原则201

第三节制作日程表的方法202

第四节制作日程表的注意事项208

第五节 日程表的管理208

第六节安排约见211

第七节拜访客户213

案例分析214

案例1不便安排约会的时间214

案例2制作日程表的方法215

案例3上司临时改变日程216

案例4给上司安排约会217

项目任务218

任务1为上司安排约会218

任务2制作日程表219

任务3调整日程表220

任务4处理意外情况221

研讨与实践223

第十章会务管理实务225

第一节会前的筹备工作225

第二节会中的服务工作229

第三节会后的扫尾工作233

第四节组织电视电话会议234

第五节参加外单位会议235

案例分析236

案例1接受会议筹备工作236

案例2会议场地的布置237

案例3需要上司确认的会务工作238

案例4上司开会期间的工作239

项目任务240

任务1筹备例行工作会议240

任务2租借会议室241

任务3作会议记录242

任务4参加外单位会议243

研讨与实践244

第十一章出差实务245

第一节上司出发前的准备工作245

第二节上司出差期间的工作248

第三节与上司一起出差250

第四节上司到国外出差251

第五节上司出差回来的工作253

案例分析254

案例1请上司确认出差事宜254

案例2为上司作出差准备255

案例3上司出差期间的工作256

案例4为上司出差保密257

项目任务258

任务1与上司出差地接待方联系258

任务2为上司作出差准备259

任务3上司出差前的工作安排260

任务4上司出差后信件和电话的处理261

研讨与实践263

第十二章其他日常工作264

第一节上司的保健264

第二节邮件管理264

第三节印信管理266

第四节现金管理268

第五节办公用品管理270

第六节赠送礼物271

第七节速记275

案例分析279

案例1为上司招待客人订餐279

案例2为上司印制名片280

案例3为上司选择礼品281

案例4上司的女儿还在幼儿园282

项目任务283

任务1使用印鉴283

任务2使用介绍信284

任务3收发邮件285

任务4掌握为上司保健所需的常识286

研讨与实践287

第十三章秘书的职业生涯规划288

第一节职业生涯规划的含义与意义288

第二节制订职业生涯规划的依据289

第三节制订职业生涯规划的方法293

第四节成为高级职业秘书的途径296

第五节 自我管理303

主要参考文献307