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第一章　商业信函基础知识1

第一节　商务信函的组成1

第二节　商务书信中英语和美语的差异16

第三节　商务书信写作中的几点注意事项17

第四节　商务书信的格式18

1．齐列式18

2．混合式20

3．缩进式22

4．简化式24

5．悬挂式25

第五节　信封的写法27

1．齐头式27

2．缩行式28

第六节　电子邮件29

1．电子邮件头部的格式30

2．书写E-mail地址时应当注意的问题31

第二章　商务业务信函范例32

第一节　资信调查函32

1．咨询函32

2．向银行查询新客户资信情况33

3．向客户查询信用及经营情况34

4．带附表的资信调查函34

5．资信调查有利回函，并给予建议35

6．信用调查有利回函，告知敬请放心36

7．资信调查不利回函，告知管理不善37

8．信用调查不利回函，告知经济信用不佳38

9．表明无法提供确切意见而致歉39

10．请求老客户作为资信证人39

11．要求对方提供资信资料40

12．同意试销前的资信要求41

第二节　促销函42

1．传感剃须刀广告海报42

2．男用吽喱宣传海报43

3．香波的报纸广告44

4．便携式小型冰箱宣传册46

5．推荐地毯48

6．推荐替代品49

7．推荐新产品50

8．一般性推销51

9．描述产品51

10．写给不经常联系的客户52

11．推销教育课程53

12．推销会议场所55

13．向老客户推销新产品57

14．为商贸指南征集广告58

第三节　建立贸易关系59

1．亲抵进行业务调查59

2．咨询信60

3．表达建立业务关系的意愿60

4．参观展位后要求建立贸易关系61

5．通过自荐信建立商务关系62

6．要求推荐客户63

7．由朋友介绍的公司64

8．从广告中得知客户信息64

9．索取资料65

10．寄送资料66

11．与过去有贸易往来的公司恢复联系67

12．寻求电子制品合作伙伴68

13．寻求纺织品贸易伙伴69

14．进口商与出口商的联络信70

15．出口商与进口商的联络信71

16．接受建立业务关系函71

17．拒绝建立业务关系函72

18．回函拒绝申请交易73

19．要求对方刊登推销广告74

20．索取样品75

21．请求担任独家代理76

22．拒绝对方担任独家代理77

23．同意对方担任独家代理77

24．物色代理商78

25．欢迎新代理商79

26．要求试销80

27．同意试销80

第四节　价格谈判81

1．第一次询价81

2．答复第一次询价82

3．询问价格与优惠条款83

4．答复价格，告知优惠条款84

5．问询到岸价格85

6．答复价格并告知细节86

7．中国进口商询盘87

8．报同类产品虚盘87

9．提供代用品报盘88

10．传真报实价89

11．最优惠报价90

12．中国出口商报盘91

13．国外出口商回复询盘92

14．答复网上询盘93

15．报虚盘95

16．报实盘96

17．折价优惠97

18．回复只能维持现价98

19．加价前优惠大客户99

20．还盘函100

21．返还盘函101

22．接受价格函102

23．涨价通知函103

24．说明涨价原因104

25．询价函105

26．对询价函的回函105

27．价目表范例106

28．回函拒绝还盘109

第五节　订货109

1．订单样本109

2．电子邮件订单111

3．正式订购函112

4．附寄订单的信函113

5．通知接受订单113

6．确认订单114

7．试购函115

8．确认收到订单116

9．使用现金支票下订单117

10．使用交货付款方式下订单118

11．使用信用卡订货119

12．通知有货，准备发运120

13．通知订货方暂无存货120

14．通知无法供货121

15．通知不能供全部货物122

16．建议同类型其他产品123

17．无法接受替代品124

18．拒绝接受订单125

19．对货物满意，再一次订货126

20．索取样品函127

21．同意送付样品函127

22．回函拒绝送付样品128

23．订货函129

24．回函接受订货130

25．拒绝订单并推荐代替品130

26．催促下订单131

第六节　付款132

1．付款条款132

2．开立汇票以支付装运费133

3．要求变更汇票日期133

4．要求对方开立包括各种费用的汇票134

5．要求连同汇票寄来装船文件134

6．同意变更汇票的付款条件135

7．要求寄送装运的汇票及提单135

8．通知对方愿意接受汇票136

9．通知接受汇票，并要求迅速履行订货136

10．要求接受汇票并付款137

11．提议变更付款条件137

12．建议使用见票后30天应付的信用证支付138

13．要求更易于接受的付款条款138

14．答应改变付款方式139

15．要求银行开立信用证140

16．索取形式发票142

17．寄送形式发票142

18．付款通知143

19．告知付款账户144

20．通知收到付款145

21．回函拒绝对方付款方式145

22．接受对方付款方式146

第七节　催款147

1．提醒欠款事宜147

2．询问还款事宜147

3．客气的催款函148

4．询问未果，再次请求还款149

5．用对方信用情况提醒对方149

6．要求结清余额150

7．要求付款，并付上新发票150

8．三度索取欠款151

9．再一次催款152

10．寄出欠款账单153

11．再度索取欠款153

12．告知账户资金不足154

13．答复客户延期付款要求155

14．正式电文催款156

15．已通知律师起诉156

16．最后通牒157

17．付款致谢函157

第八节　包装、装运和交货158

1．说明发货流程158

2．关于包装要求159

3．洽谈包装160

4．告知已装运161

5．要求装船时间162

6．通知发运货物162

7．通知货物抵达163

8．委托装船164

9．指定木箱包装的材料及规格164

10．指定包装的材料、重量及唛头165

11．对包装箱长度、唛头的指示165

12．对机器包装的详细指示166

13．海运包装的详细指示166

14．请注意包装，并减少费用167

15．免费再包装168

16．告知对方包装无误，要求以保费弥补损失168

17．告知对方已按照指示包装并交付船运169

18．通知对方转让装船文件的银行169

19．通知对方已寄出装船文件170

20．运送数量不足，要求抓紧装运170

21．因须取得特殊许可，故延迟装运171

22．要求更改目的港171

23．因生产设备的改进，提前交货172

24．对延误装运而不满173

25．因延误装运而致歉173

26．收条174

27．告知对方货品抵达，随函附上支票175

28．装运申请书175

29．装货单176

30．装箱单样本178

31．托运人提供的情况180

32．询问装运180

33．催促装运181

34．告知已装运182

第九节 索赔与理赔183

1．投诉货物质量欠佳183

2．投诉产品数量不足184

3．投诉收到货物与订单不符185

4．抱怨包装不良186

5．对所称包装不良的答复187

6．首批到货不合格，保留索赔权187

7．对商品质量不满，要求补救188

8．处理质量不满的投诉189

9．为送错商品致歉190

10．为再次寄错商品规格致歉191

11．解释双方都有责任192

12．调解客户退货193

13．表示愿意调查事实真伪194

14．调查后做进一步回复195

15．破例进行理赔196

16．拒绝理赔197

17．说明包装无误，请对方向保险公司索赔198

18．因数量不一致，补运替代品199

19．通知对方运去替代品199

20．表明愿意为不良品质负责，并支付差额200

21．针对索赔，指责对方订货错误200

22．应付令人头痛的客户201

23．改善服务202

第十节 商标、说明书、合格证及合同样本203

1．白鹤牌铅笔商标203

2．长城牌地毯商标203

3．凤凰牌双轮手扶拖拉机使用说明204

4．叉车使用说明书206

5．牡丹牌648型收音机说明书207

6．微型电子计算器使用说明书210

7．安替司丁药物使用说明书214

8．太阳元气袋使用说明书216

9．产品合格证217

10．装配合同219

11．代理协议223

12．补偿贸易合同226

第三章 商务通用公文及社交公文233

第一节 通告和启事233

1．开业通告233

2．扩张营业通告234

3．设立分公司的通知235

4．发布并购消息235

5．迁址通告236

6．公司重组启事237

7．拆伙通告238

8．招标通告239

9．租赁注意事项242

10．商品大拍卖海报243

11．消防演习通知243

12．董事会会议通知及会议议程244

13．开会通知245

14．开业通告246

15．增加新合伙人246

16．合伙人退休247

17．布告形式的通知248

18．通知参观取消248

19．商标所有权通知249

20．支票遗失250

21．给顾客的通知251

第二节 公司人事251

1．晋升公告251

2．调动通知253

3．自荐求职信254

4．应征求职信255

5．求职者熟人推荐函256

6．面试通知函257

7．录用通知函257

8．工作接受函258

9．工作拒绝函259

10．辞职信260

11．接受辞职261

12．辞退员工261

13．褒奖员工262

第三节 报告及介绍信263

1．公司管理改革方案报告263

2．员工福利报告265

3．加强保安措施报告266

4．日常工作报告268

5．销售情况调查报告269

6．要求写报告的信函271

7．研究报告的序文272

8．业务介绍信272

9．正式报告273

10．公司简介276

第四节 邀请与约见函277

1．邀请参加交易会277

2．邀请参加开业庆典278

3．邀请参加年度销售会议278

4．邀请客户参观公司279

5．邀请参观贸易展览会280

6．正式邀请参观特展281

7．晚宴请柬282

8．便宴邀请282

9．邀请参加晚宴（非正式函）283

10．非正式拒绝晚宴函283

11．正式拒绝晚宴函284

12．正式邀请函284

13．正式请柬285

14．邀请明信片286

15．接受共进午餐的邀请286

16．拒绝参加招待会287

17．茶会请柬287

18．舞会请柬288

19．非正式的预约要求288

20．业务约见函289

21．拒绝约见290

22．同意约见290

23．确认约见函291

24．确认合作会议议程292

25．安排招待工作292

26．建议更改时间293

27．拒绝参会294

28．正式婚礼请柬295

29．欢迎函295

30．致欢迎词297

31．邀请函（非正式）298

32．拒绝参加酒会回函299

33．到办公室约见函300

34．接受约见回函300

35．拒绝约见回函301

第五节 祝贺与慰问302

1．祝贺总经理任职302

2．祝贺晋升303

3．对祝贺晋升的回函303

4．贺成为董事会成员304

5．贺同事荣退304

6．贺员工生日306

7．祝贺新公司营业306

8．生病慰问信307

9．慰问家属308

10．表示怀念309

11．吊唁函309

第六节 感谢与道歉函310

1．感谢客户订单310

2．感谢热情款待第三人311

3．感谢惠赐资料312

4．回复客户的感谢信312

5．感谢工作推荐人313

6．感谢客户推荐人314

7．感谢客户的付款和订单314

8．感谢客户的长期支持315

9．为逾期付款致歉316

10．为发货单上的错误致歉317

11．为给别人带来不便公开致歉317

12．感谢别人盛情款待318

13．致谢大宗订单319