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第一部分 会展简介About MICE2

第一节 会展的定义和分类2

一、会议的分类2

二、展览的分类3

第二节 会展管理组织4

一、国际会展管理组织4

1.国际展览联盟UFI4

2.国际展览和项目协会IAEE4

3.国际大会及会议协会ICCA5

4.国际展览局BIE5

5.国际节日和节庆节事协会IFEA5

6.会议专业人士国际协会MPI5

7.国际会议和节庆节事理事学会ACCED-I6

8.国际会议策划者协会ISMP6

9.世界场馆管理理事会WCVM6

10.会议管理专业协会PCMA7

11.国际大型集会场所经理人协会IAAM7

二、地区性会展管理组织7

1.（德国）贸易展览行业协会AUMA7

2.欧洲主要展览中心协会EMECA8

3.西方展览业协会WFA8

4.（美国）独立组展商协会SISO8

5.（美国）展览服务和承包商协会ESCA8

6.（美国）贸易展参展商组织TSEA9

7.美国高级主管协会及协会领导艺术中心9

8.亚太地区展览及会议联合会APECC9

9.中国展览馆协会9

10.中国国际贸易促进委员会CCPIT10

第三节 会展中心常见的组织结构和职位11

一、会展中心常见的组织结构11

二、会展中心常见职位12

第二部分 展览及其服务17

第一章 招展17

第一节 展会招展函的主要内容及样板18

一、招展函的主要内容18

二、招展函样板18

1.展会介绍18

2.以往展会回顾20

3.本届展会的特色和创新之处23

4.展会招商和宣传推广计划—1——传统展会24

5.展会招商和宣传推广计划—2——传统展会26

6.展会招商和宣传推广计划—3——网络展会27

7.参展办法29

8.其他信息30

第二节 参展信息手册的主要内容及样板32

一、参展信息手册的主要内容32

二、参展信息手册样板33

（一）前言33

1.样板1——侧重性前言33

2.样板2——一般性前言35

（二）展览场地基本情况36

1.展馆交通图样板36

2.展馆及展区平面图37

3.展览场地的技术参数、展馆的水电供应情况等38

（三）展会基本信息40

（四）展会规则40

1.有关证件的使用和管理规定40

2.消防及安全条例41

3.展品安全及保险41

4.展出规定42

5.展台清洁43

6.展馆损坏及赔偿43

7.知识产权44

8.不可抗力45

（五）展位搭建指南45

（六）展品运输指南46

（七）旅游信息46

（八）相关表格46

1.展会场刊资料录入表47

2.场刊广告预订表47

3.VIP客户邀请申请表49

4.参观券申请表50

5.参展商通行证申请表51

6.境外人员邀请函51

7.承包商资料录入表52

8.展品资料53

9.申请签证邀请函53

10.聘请临时工作人员54

第三节 报名与预订展位56

一、受理参展商报名与预订操作流程56

二、受理国内客商出国参展、观展申请一般流程56

三、受理展位预订需特别留意的要素57

四、展位预订表样本57

1.展会承办商向展馆预订展位57

2.参展商向展会组织方预订展位58

3.参展商通过展会组织方预订客房60

4.展位租金标准（样板）61

五、展位预订确认书62

六、常见的展位类型64

1.光地展位64

2.摊位64

七、展会设备收费价格表样板65

1.展台用水、电、气价目表65

2.电器及通讯设备租用67

3.道具租赁价目表68

4.花卉租赁价目表72

八、经典对话74

九、常用句型76

第二章 布展81

第一节 报关82

一、展览会备案82

二、一般展品出入境通关流程83

1.国外展品入境通关流程图83

2.国外展品出境通关流程图83

3.国内展品出入境报关手续流程图84

三、常用报关单证84

1.国外展品进出境所需报关单证84

2.国内展品出入境报关的主要单证85

四、常用报关单证样板86

1.出口货物报关单样板86

2.展品报关清册样板88

3.暂准进口展品报关清单样本89

4.进口展览品报关清单样板90

5.代理报关委托书样板91

6.原产地证明书样板92

五、展品进口报关常见形式94

1.ATA形式94

2.保税形式94

3.再出口形式94

4.进口形式95

第二节 展品运输与保险96

一、展品运输96

1.展品运输流程图96

二、展品运输指南样板97

1.指定承运商的联系方式98

2.货运途径98

3.收货人信息98

4.运输时间安排表99

5.所需交付的文件100

6.唛头和包装要求101

7.服务及收费标准101

8.保险109

9.其他说明110

三、代理运输合同115

第三节 展台搭建与拆卸118

一、展台搭建的原则118

二、展台承建与租赁服务119

1.标准摊位装修表格样板119

2.标准展台基本设备120

3.标准摊位装修表格样板120

4.特殊装修申请表样板122

三、展台搭建与拆卸须知123

1.标准展台123

2.光地展台123

3.两层式展台设计127

4.展馆室内吊点127

5.非大会指定搭建商登记流程127

6.展馆管理费128

7.施工押金128

8.加班费用129

9.展台清洁130

10.电力供应130

11.预订额外设施132

12.清拆展台132

四、常用文件样板133

1.展览会展台施工安全责任书133

2.额外租赁物品申请表138

3.水电气申请表139

五、常用句型140

第三部分 会议及其服务144

第一章 会议筹备144

第一节 会场预订145

一、会场检核清单145

二、常见的会场布置形式150

三、会议服务与设施报价152

1.会议酒店投标书样本152

2.会场简介样本153

3.会场报价样本157

四、会议室预订表样板165

五、经典对话167

六、常用句型168

第二节 会议邀请173

一、邀请函173

1.会议邀请函常见内容173

2.会议邀请函样板1——简单邀请与回执173

3.会议邀请函样板2——学术会议181

4.会议媒体邀请函模板187

二、受理会议报名的工作流程图188

三、常用句型189

第三节 交通、票务和来宾接送197

一、会议的交通197

二、接机流程图199

三、接机流程计划书样板200

四、经典对话201

五、常用句型204

第四节 来宾接待208

一、签到注册208

1.会议签到方式208

2.来宾注册应准备的资料208

3.会议签到表样板209

4.会议注册209

二、经典对话210

三、常用句型211

第五节 会议的日程安排213

一、会议日程的格式213

二、会议日程样板214

1.会议日程样板1——表格式214

2.会议日程样板2——日期式215

第二章 会议宣传216

第一节 会议宣传媒体简介217

第二节 会议介绍与宣传218

一、如何确定会议名称218

二、会议宣传的主要内容219

三、常用句型219

第三节 展会广告服务报价221

一、样板一——文字描述式221

二、样板二——列表式230

三、赞助商确认函样板231

第三章 会议接待234

第一节 会议开幕式235

一、开幕式235

1.开幕词的结构、内容和写法235

2.开幕词样板236

3.开幕词常用句型237

二、开幕式礼仪242

第二节 会议的座次安排244

一、会议主席台的座次安排？244

二、关于宴席的座次安排244

三、签字仪式的座次安排245

四、其他几种场合的座位安排245

第三节 会议与活动主持247

一、给会议或活动主持人的几点建议247

二、会议或活动主持开场白247

三、正式会议或活动常用句型248

四、内部会议主持常用句型252

附录Appendices258

附录一UFI中国地区会员258

附录二获UFI认证的中国展会261

附录三会展行业相关组织263

附录四会展业重要的证书266

附录五会场管理规则样板267

附录六展览（示）装潢操作规定样板272

附录七舞台灯光布置规定样板278

附录八看板悬挂方式规定（样板）281

附录九会场安全指引样板282

一、会场火灾、地震安全措施282

二、防盗须知284

附录十常见标志285

附录十一集装箱的类型代码和尺寸类型码291

词汇Glossary294

一、会议类型294

二、展览类型294

三、会展市场及其参与者294

1.会议市场294

2.会展市场参与者295

四、会场及设施295

1.视听器材295

2.其他会议技术296

3.家具296

4.照明设备297

5.其他297

五、会场预订297

1.会议室设置类型297

2.预订用语297

六、会议描述298

1.一般情况298

2.会议的组织机构298

3.会议的环节299

4.会议文件袋里常见物品299

七、展会常见产品分类299

八、展位预订301

1.预订服务用语301

2.展位描述302

九、展品运输303

1.运输303

2.保险303

十、展台搭建和拆卸304

十一、签到服务304

十二、赞助与广告304

十三、外贸展会谈判305

十四、会展支持服务306

1.住宿与娱乐306

2.餐饮服务306

3.邮政307

4.商务中心308

5.收银服务310

十五、会展中心常见标志311

1.一般指引标志311

2.交通指引标志311

十六、会展行业常见职业312

1.会展服务部常见职业312

2.其他相关职业314

十七、会展管理314

1.危机管理314

2.绩效评估314

主要参考文献315